Blogue · 19 juin 2026

Ce que l’ARC attend d’un registre des déplacements

Le registre complet, l’échantillon simplifié de trois mois, la règle des 10 points et sa formule, le contenu de chaque inscription, la durée de conservation, et la note de Revenu Québec.

L’ARC n’impose pas de formulaire pour le registre des déplacements. Elle impose ce que le registre doit montrer, et elle offre un raccourci après une première année complète. Voici l’ensemble des règles en termes simples, le calcul derrière le raccourci, et une particularité québécoise pour les employés.

Ce que chaque inscription doit contenir

Pour chaque déplacement d’affaires, l’ARC s’attend à quatre éléments :

La date.
La destination.
Le but (le client, le mandat, la raison d’y aller).
La distance parcourue.

Les déplacements personnels n’ont pas à être détaillés, mais le trajet entre la maison et le lieu de travail habituel en fait partie : c’est un déplacement personnel. De la maison vers un point de service, ce peut être un déplacement d’affaires. Ce qui compte, c’est que le total des kilomètres d’affaires puisse être séparé du total des kilomètres parcourus par le véhicule dans l’année, et que chaque kilomètre d’affaires puisse être rattaché à une raison.

En pratique, c’est la destination et le but qu’un vérificateur lit. « Rencontre client, 14 km » sans lieu est faible. « Plomberie Dupont, 2200 rue Sherbrooke Est, soumission pour rénovation de cuisine, 14 km » est solide. Si vous employez des étiquettes de client ou de projet, appliquez-les de façon constante pour que la raison du déplacement soit évidente sans explication.

L’odomètre au début et à la fin de l’année

En plus des inscriptions, l’ARC veut la lecture de l’odomètre au début et à la fin de chaque exercice. Pour la plupart des gens, c’est le 1er janvier et le 31 décembre. Ces deux lectures donnent le total des kilomètres du véhicule. Les kilomètres d’affaires divisés par ce total donnent le pourcentage d’usage commercial, et c’est ce pourcentage qui détermine la déduction sur le T2125, ou à la ligne 22900 pour un employé qui détient un T2200. Kilomètres × taux d’allocation de l’ARC n’est une déduction pour personne; c’est une estimation d’allocation d’employeur. L’ARC demande aussi un registre distinct par véhicule.

Si vous achetez ou vendez un véhicule en cours d’année, notez aussi l’odomètre le jour du changement. Les lectures vont avec le registre, pas dans un coin où elles se perdent.

Le registre complet

Par défaut, il faut un registre complet : chaque déplacement d’affaires, chaque jour, toute l’année. La première année où vous demandez des dépenses de véhicule, c’est obligatoire. Cette année devient aussi l’année de référence pour le raccourci décrit plus bas, alors plus elle est complète, plus elle sera utile.

Papier, chiffrier ou application, tout convient, pourvu que les quatre champs y soient et que les inscriptions aient été faites au moment du déplacement ou peu après.

Le registre simplifié

Après une année complète, l’ARC permet un registre échantillon de trois mois pour les années suivantes, à deux conditions :

Vous avez tenu un registre complet pendant une année de référence représentative de votre usage commercial.
La période échantillon de trois mois de l’année courante montre un usage commercial à moins de 10 points de pourcentage des mêmes trois mois de l’année de référence.

Si les deux conditions tiennent, vous calculez l’usage commercial de l’année courante à partir de l’échantillon et de l’année de référence, sans inscriptions détaillées pour les neuf autres mois. Les lectures d’odomètre de début et de fin d’année restent nécessaires.

La règle des 10 points et la formule

La formule est la suivante :

(usage commercial de la période échantillon ÷ usage commercial de la même période dans l’année de référence) × usage commercial annuel de l’année de référence = usage commercial annuel calculé

Puis la vérification : le résultat doit se situer à moins de 10 points de pourcentage du taux annuel de l’année de référence. Sinon, l’échantillon n’est pas représentatif et un registre complet est requis pour l’année.

Un exemple. Dans votre année de référence (2025), vous avez tenu un registre complet. L’usage commercial pour l’année entière était de 46 %. Pour avril à juin de cette année-là, il était de 51 %.

En 2026, vous tenez un registre complet d’avril à juin seulement. L’usage commercial de ces trois mois est de 55 %.

Usage commercial calculé pour 2026 : (55 ÷ 51) × 46 = 49,6 %.

La vérification : 49,6 % se situe à moins de 10 points de 46 %, alors l’échantillon tient, et 49,6 % est votre pourcentage pour 2026.

Si l’échantillon avait donné 70 %, le calcul donnerait (70 ÷ 51) × 46 = 63,1 %, soit plus de 10 points au-dessus de 46 %. Le raccourci échoue, et il faudrait un registre complet pour 2026.

Deux mises en garde. L’échantillon doit couvrir trois mois consécutifs. Et l’année de référence ne reste valable que tant qu’elle demeure représentative; si votre entreprise change, recommencez une année de référence.

La note de Revenu Québec pour les employés

Au Québec, la règle vise seulement l’automobile mise à la disposition de l’employé par l’employeur. L’article 41.1.5 de la Loi sur les impôts demande, pour chaque déplacement de travail, le lieu de départ, la destination, les kilomètres et la preuve du but de travail, ainsi que les jours où l’automobile était disponible et le total des kilomètres. L’article 41.1.4 oblige l’employé à remettre une copie du registre à l’employeur au plus tard le dixième jour suivant la fin de l’année, et l’article 1049.34 prévoit une pénalité de 200 $ en cas de défaut. C’est ce registre qui permet à l’employeur de calculer l’avantage imposable lié à l’usage personnel. L’employé qui conduit sa propre voiture n’est pas visé par cette règle.

Combien de temps conserver le registre

Conservez le registre, les lectures d’odomètre et les reçus à l’appui pendant six ans à compter de la fin de l’année d’imposition visée. Pour un registre de 2026, c’est jusqu’à la fin de 2032. Si vous produisez en retard, les six ans courent à partir de la date de production. L’ARC peut demander les documents à n’importe quel moment dans cette fenêtre, et c’est le registre qui appuie le chiffre de la déclaration.

Un CSV ou un PDF exporté en fin d’année est plus sûr qu’un compte d’application qui existera peut-être encore dans six ans.

Liste de contrôle

Chaque déplacement d’affaires : date, destination, but, distance.
Odomètre au 1er janvier et au 31 décembre (ou aux dates de changement de véhicule).
Première année : registre complet.
Années suivantes : registre complet, ou échantillon de trois mois qui passe la vérification des 10 points contre une année de référence complète.
Au Québec, automobile mise à la disposition de l’employé par l’employeur : copie du registre à l’employeur au plus tard le 10 janvier, sinon pénalité de 200 $.
Exporter en fin d’année et conserver six ans.

Odie enregistre la date, les points de départ et d’arrivée, le trajet et la distance de chaque déplacement, demande Travail ou Personnel depuis l’écran verrouillé, accepte une étiquette de client ou de projet sur les déplacements de travail, conserve des lectures d’odomètre datées, et produit un rapport annuel en PDF et en CSV avec le journal des déplacements et les bornes d’odomètre. Le but de chaque déplacement reste votre décision.

Sources

Rédigé par l’équipe Odie. Ceci n’est pas un avis fiscal; votre comptable connaît votre situation.