Pour les comptables et les teneurs de livres

Ce qu’un client vous envoie depuis Odie

Un PDF pour l’année et, si vous voulez retravailler les chiffres, un CSV. Les deux sont produits sur le téléphone du client et partagés de là : pas de portail, pas de compte, rien ne nous est envoyé. Cette page dit à quoi vous attendre avant que le premier arrive dans votre boîte.

• Rapport annuel d’exemple, ARC (kilomètres), PDFProduit par l’application à partir de données de démonstration. Cinq sections, le pied de page sur chaque page.
• Le même rapport en CSVLignes d’en-tête, puis les tableaux par mois, par client, des dépenses et des trajets. Le CSV est en anglais.
• Rapport d’exemple, États-Unis (taux de l’IRS, milles), PDFPour un client qui produit une déclaration américaine.

Ce que contient le PDF

Cinq sections, dans cet ordre, pour une année civile. Un client qui a plusieurs voitures peut produire un rapport pour toutes ensemble ou un par voiture; les chiffres d’odomètre apparaissent quand une seule voiture est choisie, puisque des relevés de voitures différentes ne se soustraient pas l’un de l’autre.

Section	Colonnes
Sommaire	Distance totale consignée, distances affaires, personnelle et non classée, la part affaires, les relevés d’odomètre d’ouverture et de fermeture de l’année s’ils ont été saisis, la distance qu’ils couvrent, et le montant.
Par mois	Mois, Trajets, Total km, Affaires km, Personnel km, % affaires, Montant.
Par client ou projet	Client / projet, Trajets, Affaires km, Montant, plus une ligne « Sans client » pour les trajets d’affaires qui n’en ont pas.
Dépenses d’affaires	Date, Catégorie, Montant, Qté, Note, Odomètre. Essence, recharge, stationnement, péages et entretien, avec les litres ou les kilowattheures quand le client les a saisis.
Registre des trajets	Date, De, À, Client, Titre, km, une ligne par trajet, et une colonne Travail ou Personnel quand le client a choisi d’inclure les trajets personnels.

Chaque page porte le même pied de page : « Estimations pour vos registres, pas des conseils fiscaux », la source des taux, et les registres que le barème attend.

Comment le montant est calculé

Chaque trajet d’affaires est chiffré au taux d’allocation automobile de l’ARC en vigueur à sa date, à partir d’une table datée livrée avec l’application (2024 à 2026). Les deux paliers, les 5 000 premiers kilomètres de l’année civile puis le reste, s’appliquent dans l’ordre des dates sur toutes les voitures du client, avec le supplément des territoires quand le client l’active. La ligne s’appelle Allocation. Le taux de l’ARC est l’allocation raisonnable au kilomètre qu’un employeur peut verser; pour un T2125, la déduction reste les frais réels du véhicule au pourcentage d’usage affaires, et le rapport vous donne les kilomètres et le pourcentage pour ce calcul.

Un client peut aussi fixer le taux de son employeur pour l’année, ou un taux entièrement personnalisé; le sommaire nomme le taux utilisé. Un client qui produit une déclaration américaine obtient le même rapport en milles au taux de l’IRS, avec la ligne Deduction.

Le CSV

Le CSV s’ouvre dans Excel, Numbers ou Google Sheets et commence par des lignes d’en-tête : l’année du rapport, le véhicule, le taux et son étiquette, le montant et sa formule, l’unité, la devise (CAD, USD, EUR ou GBP), et les relevés d’odomètre d’ouverture et de fermeture. Les quatre mêmes tableaux suivent. Le CSV ajoute ce que la page ne pouvait pas contenir : une colonne de kilomètres non classés dans le tableau mensuel, et des colonnes Client et Reçu dans le tableau des dépenses. Le CSV est en anglais quelle que soit la langue de l’application; le PDF suit la langue de l’application.

Avec Odie Pro, le client peut aussi envoyer le dossier pour le comptable : un seul zip avec le PDF et le CSV de l’année, tous les trajets en CSV, et chaque photo de reçu nommée par date, catégorie et montant.

Ce que le client contrôle

• L’année, et l’inclusion ou non des trajets personnels dans le registre.
• Quels trajets sont Travail et lesquels sont Personnel. Le client décide, depuis l’écran verrouillé ou pour plusieurs trajets à la fois. Quand les huit derniers trajets du client sur un parcours, le même type de jour et dans les six derniers mois, ont tous été marqués de la même façon, l’application peut classer le suivant; ces trajets sont affichés « Auto » avec leur raison, et le bilan du mois les liste pour vérification.
• Les relevés d’odomètre. Le sommaire montre quelle part de la conduite entre deux relevés l’application a consignée, pour que vous voyiez la couverture avant de vous fier au registre.

Estimations pour vos registres, pas des conseils fiscaux. Les taux viennent des publications de l’ARC et de l’IRS que l’application cite; le rapport nomme ses sources.